• צפריר שוראקי

5 טיפים לפרודוקטיביות בעבודה

עודכן: 8 ביוני

פרודוקטיביות בעבודה היא דבר גדול בימינו ורוב האנשים שמבקשים אימון עסקי בסופו של דבר פונים אלי גם בנושא זה.

נתחיל בזה שבשעון שלי יש רק 24 שעות ביום ו6 וחצי ימים בשבוע של עבודה. ובכל זאת אנחנו מרגישים שאנחנו לא עומדים בזמנים, אז מה אנחנו צריכים לעשות

מניסיוני, אימון עסקי הוא שיטה ולא פתרון, וכאשר אנו מתמודדים עם משברי פריון בעבודה, אנו צריכים לעשות שינוי הרגלים ולהתחיל לעבוד עם עצמו בנושא זה.

ברוב המקרים, הבעיה איתה מתמודדים עסקים כשהם נאבקים בתפוקה היא לא נכונה.

הם מחפשים פתרון מהיר, אבל במציאות, שורשי הבעיה כה עמוקים שהדרך היחידה עבורם להפוך ליותר פרודוקטיביים היא לסקור לחלוטין את הדרך שבה הם ניגשים לדברים. בין אם זו העבודה שהם עושים, השיטות שלהם והמטרות שלהם.


פרודוקטיביות בעבודה יכולה להיות עניין של תהליך, אבל יש עוד.

מה שאנחנו מתכוונים כאן הוא די פשוט: הנקודה עם פרודוקטיביות היא לא רק לנסות ולעשות יותר. תרצו או לא תרצו, אבל פרודוקטיביות בעבודה היא לא רק עניין של אופטימיזציה של מדיה חברתית ושיווק בדוא"ל עם כלי אוטומציה ותהליכים. וגם פרודוקטיביות בעבודה היא לא עניין של להשיג יותר בפחות זמן ועבודה.

אנחנו הולכים נגד הזרם כאן, ומה שאנחנו עומדים לכתוב נוגד את מה שהרבה מומחים עסקיים אומרים שם בחוץ. אבל המציאות היא שדברים לא פשוט עובדים ככה.

אוטומציה יכולה לעזור להיות פרודוקטיבי יותר, אל תבינו אותי לא נכון.

הנקודה היא לא רק לעשות יותר. כשזה מגיע לפרודוקטיביות, הנקודה היא לשקול מחדש איך דברים עובדים, למה הם עובדים כמו שהם עובדים, אולי פשוט לשנות גישה או הרגלים?


טיפ 1 תתחילו להגדיר יעדים.

בכל הנוגע לאימון עסקי הוא לעזור לאנשים להבין שכדי להשיג תוצאות טובות יותר, נקודת המוצא היא תמיד להגדיר יעדים מאוד ברורים. הנקודה נשמעת לך טיפשית? ובכן, יש אנשים שרואים את האינטרס של הגדרת יעדים הרבה יותר מהר מאחרים, אז בבקשה סבלו איתי וחשבו על זה בכל זאת.

הדברים יהיו הגיוניים תוך כדי הקריאה, אני מבטיח (:


אשמח לשאול אותכם מספר שאלות. בתור התחלה, תחשובו על זה. מתי בפעם האחרונה הקדשתם לרגע להגדיר (כלומר לשבת ולכתוב) יעדים ספציפיים לעצמכם? זמנים לכל פרוייקט? ומתי בפעם האחרונה הקדשתם קצת זמן לעשות את אותו הדבר עבור העסק שלך?

מניסיוני, רוב האנשים לא תמיד חושבים על הצבת יעדים לעצמם. הם עובדים מפרויקט לפרויקט והם ממשיכים למשימה הבאה שלהם, לא תמיד אכפת להם ממטרות. עם זאת, כולם מדברים על תוצאות ועל מדדים KPI, ותוצאות אבל האם הם מגיעים לזה?


מטרות ארוכות טווח נותנות לך כיוון.

תיהיו סקפטים או לא, הנקודה היא שהגדרת יעדים - במיוחד יעדים ארוכי טווח - היא כלי מרכזי בפרודוקטיביות מכיוון שהיא נותנת לך הזדמנות טובה להתחיל לחשוב קדימה.

מטרות ארוכות טווח עוזרות בהגדרת סדרי עדיפויות לטווח קצר.

לדוגמה, לדעת מה אתם רוצים להשיג בשלוש שנים נותן לך מסגרת טובה להצבת היעדים שלכם לשנה זו. ובתמורה, הידיעה מה אתם רוצים להשיג עד סוף השנה נותנת לכם מסגרת איתנה להגדיר את סדר היום שלכם לרבעון הבא, זה שאחריו, וכן הלאה.

כמובן, הקושי הופך להגדיר את יעדי הרבעון וליישם – אימון עסקי בבירור עוזר בין היתר בכך – אבל הבסיס קיים.

טיפ 2 לאימון עסקי: תתחילו לעבוד על זמנים.

הטיפ השני לאימון עסקי בכל הנוגע לשיפור פרודוקטיביות הוא לשקול מחדש את הדרך שבה אתם מנצלים את הזמן.

כשאנשים מדברים על פרודוקטיביות יתרה, הרעיון שלהם הוא לעתים קרובות שהם רוצים לעשות יותר דברים בפחות זמן, כאילו הכמות הכי חשובה. אבל זה העניין: מה אם הטעם בלהיות פרודוקטיבי היה לייצר איכות?

כמות מול איכות.

אם להיות פרודוקטיבי הוא אתגר עבורכם, התחילו עם הרעיון שאולי כמות אינה זהה לאיכות. תחשובו על זה לרגע... אם קראתם את הפסקה הקודמת על החשיבות של הצבת יעדים לעצמכם ולעסק שלכם, מה לדעתכם תואם את היעדים השנתיים שלכם? איכות, אכן.


Photo by Karolina Grabowska from Pexels
ריבוי משימות לא תמיד טוב לכם

תפסיקו לעשות ריבוי משימות.

בהתאם לכך, מפגשי אימון ויעוץ עסקי מובילים לרוב לאתגר אנשים בתפיסה שלהם מה דחוף ומה חשוב. לעתים קרובות, מניסיוננו, אנשים חיים לפי רשימת המטלות שלהם והם צוברים משימות.

זה צריך להיעשות, וזה צריך להיעשות. אבל אני גם צריך לענות לאימייל הזה, ולעזאזל, הטלפון שלי מצלצל... האם הפעמון מצלצל? כמובן, זה קורה, כי כולם חוו סוג כזה של מצב בחייהם.

עכשיו, זה לא אומר שאתה צריך לעצור הכל עד שפרויקט יסתיים. למעשה, יש הטוענים שמעבר מעיסוק אחד למשנהו מדי פעם יכול לעזור למיקוד וליצירתיות. עם זאת, הפרעה כל הזמן וניהול משימות מרובות בו-זמנית היא בדרך כלל דרך טובה להשיג מעט מאוד. עם זאת, הנקודה כאן היא להגדיל את הפרודוקטיביות שלך בעבודה.

הנקודה הרבה יותר משמעותית ממה שהיא נראית. וזה יכול לחסוך לכם הרבה זמן, אנרגיה ומשאבים. אז תחשובו על זה!


עוד דבר! תפסיקו להיות זמינים כל הזמן.

רק הזכרנו את הקושי לנהל הכל בבת אחת, כולל מיילים ושיחות טלפון כאשר אתם בעצם מנסים לסיים את הדבר הקשה מאוד שאתם עושים עכשיו. אתם מביניםאת הנקודה שלנו כאן, נכון?

ובכן, בחוויית האימון העסקי שלנו, דרך טובה להשיג תוצאות איכותיות יותר יכולה להיות להפסיק להפוך את עצמך זמין עבור כולם.

החליטו לכבות את הטלפון שלכם, החליטו לסגור את כל הרשתות החברתיות בזמן שאתם עובדים, החליטו לבדוק את המיילים שלכם מאוחר יותר (פעמיים ביום זה בדרך כלל די והותר), ותראו עד כמה אתם יכולים להיות ממוקדים.

וכן. אני יודע מה אתם בטח חושבים עכשיו - לכל הלקוחות שלנו יש אותה תגובה כך שאתם נורמלים לחלוטין. אבל האמת היא שברגע שתנסו לפנות זמן לעצמכם במקום לפתור תחילה את הבעיות של כולם, אתם תבחינו בשינוי גדול.

הדברים יתבצעו מהר יותר, וחשוב יותר יתבצע בקלות רבה מאשר אם תמשיכו להתמקד בדחוף.


טיפ 3 לאימון עסקי: עזבו את רשימת המטלות.

הרעיון הגדול השלישי כאן הוא פשוט מאוד: רשימות המטלות שלכם גרועות. לכן? עזובו אותם!

רשימות מטלות הן נושא מרכזי במפגשי האימון והיעוץ העסקי שלנו משתי סיבות.

אחד, כולם משתמשים בהם. שניים, מניסיוננו אלה שמתמקדים בהכנת רשימות המטלות שלהם בסופו של דבר מתמקדים בדברים הלא נכונים.

כל מאמן עסקי יגיד לכם את אותו הדבר - רשימות מטלות גורמות לך להתמקד בדברים הלא נכונים. וכשתשומת הלב שלכם מכוונת לסיים דוח ואחר כך עוד אחד ואז עוד אחד, מה שקורה זה שאתם משחק ככבאים ומנסים לכבות שריפות.

אתם מנהלים פרויקט אחד אחרי השני ואז ממשיכים להתמקד בדחוף כאשר בפועל תפקידכם כיזמים הוא לחשוב במונחים של פיתוח לטווח ארוך, חזון, סדרי עדיפויות ויישום.


טיפ 4 לאימון עסקי: ארגן את הזמן שלך.

השלב הבא הוא לארגן את הזמן שלך. כדי לעשות זאת, הנה שלושה תרגילים טיפוסיים: קבעו את סדר העדיפויות שלכם, הקצאו זמן ועיצובו שבוע טיפוסי שאתם יכולים לדבוק בו.


קבעו את סדר העדיפויות שלך.

האלטרנטיבה היחידה לרשימות מטלות היא לקבוע את סדר העדיפויות שלכם נכון ולבנות רשימת עדיפות אסטרטגית חכמה. עם זאת, רשימות עדיפות אינן רשימות מטלות, כי בניגוד למאוחרות הן אינן מתמקדות בדחוף אלא בחשוב.


אומר זאת אחרת, רשימות העדיפויות אמורות להיות קצרות - שלושה-ארבעה פריטים בשבוע בגג!

כי המטרה שלהם היא לעזור לכם להתמקד במשימות העיקריות שחייבות להיעשות מנקודת מבט אסטרטגית כדי לעמוד ביעדים הרבעוניים והשנתיים שלך. האם אתם יכולים לראות את ההבדל?


הקצו זמן.

נקודה נוספת שיש לנו בראש כשמדובר במאמר זה על אימון ויעוץ עסקי לפרודוקטיביות בעבודה היא שעליכם ללמוד להקצות זמן לעצמכם ולמשפחה שלכם.


Photo by Helena Lopes from Pexels
פגשו את השותף בעסקי שלכם

תחשובו על זה. מתי בפעם האחרונה הזמנתם את עצמכם לשעה של שקט ביומן שלכם? יש לכם שותף עסקי? טוב מאוד. מתי הייתה הפעם האחרונה ששניכם באמת הספקתם לדבר על ההתפתחויות האסטרטגיות של העסק שלכם? כך או כך, האם הרגע המיוחד והאסטרטגי הזה חזר על עצמו? כנראה שלא, וכאן מגיעים לתקרת זכוכית.


Photo by Bich Tran from Pexels
עצבו את היומן שלכם בצבעים

עצבו את השבוע הטיפוסי שלך (ברצינות).

הדרך הטובה ביותר להקצות זמן היא לארגן את השבוע הטיפוסי שלכם. באמת. בלי צחוק!

קחו לוח שנה בסיסי והשתמש בצבעים כדי לסמן את סוג המשימות שהעסיקו אותך בשבוע שעבר. קצת נסיעות, קצת הנהלת חשבונות, קצת ניהול, קצת מחקר ופיתוח, קצת מכירות, קצת שיווק. בלוקים של צבע בכל מקום, קווים אדומים לציון שיחות טלפון והפסקות למייל, לא לשכוח את הקפה. מה שאתם רואים זה מה שאתה מקבלים.

השלב הבא פשוט: ארגנו מחדש את השבוע שאתם רוצה שיהיה לכם. ולאחר מכן, שימו את הבלוקים על סדר היום שלך ודבקו בו!

ההיגיון כאן פשוט. פרודוקטיביות היא עניין של לארגן את עצמכם כדי להגיע לרמה איכותית.


צפריר שוראקי מאמן ויועץ עסקי - 054-7805152

לינק לפגישת אבחון בחינם לחצו כאן


7 צפיות0 תגובות